tata cara menelepon

Langkah dan Teknik Menelepon

1.    Sebelum Menelepon

A.    Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi jangan mengangkat gagang telepon sebelum Anda benar-benar yakin nomor telepon yang dituju

B.    Sediakan buku catatan untuk mencatat hasil percakapan atau menulis pokok-pokok pembicaraan.

2.    Saat Menelepon

A.    Angkat gagang telepon, dengar nada pilih

B.    Tekan nomor telepon yang diinginkan atau yang dituju

C.   Sesuaikan nomor kode wilayah, lokal/interlokal/internasional. Untuk lokal langsung, nomor yang dituju, contoh:

D.   Apabila penelepon mendengar nada pilih, atau nada sibuk, tutup telepon beberapa saat. Kemudian, mengulangi kembali dengan menekan nomor yang dituju atau tekan tombol redial.

E.    Bila hubungan telah tersambung dan pihak yang dituju telah mengangkat gagang telepon, sebelum mengutarakan maksud dan tujuan, pastikan bahwa nomor yang dituju benar.

F.    Apabila sudah benar, sebutkan identitas Anda sebagai penelpon atau kantor penelepon, misalnya “Selamat pagi, kami dari PT Cipta Karya, dapatkah bicara dengan Bapak Joko?”

G.   Ucapkanlah dengan jelas dan singkat maksud dan tujuan penelepon.

H.   Catat semua jawaban yang diterima.

I.      Berikan selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup. Jika Anda menelepon ke suatu instansi yang di dalamnya menggunakan jasa operator atau sistem PMBX atau PABX, lakukanlah prosedur sebagai berikut.

3.    Mengakhiri Pembicaraan

Apabila Anda sudah yakin bahwa semua data telah diperoleh, berilah salam penutup dan ucapkan terima kasih, misalnya, “Terima kasih Ibu Fina, selamat pagi” atau “Terima kasih atas segala informasi Ibu Fina, selamat pagi.”

4.    Meletakkan Gagang Telepon

Apabila pembicaraan selesai, letakkanlah gagang telepon dengan baik dan perlahan, agar tidak mempunyai kesan marah.