jangan di copy yang ini!

 

Tata cara penanganan telepon masuk dan telepon keluar

Telepon

Telepon merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan suara (terutama pesan yang berbentuk percakapan). 

Komunikasi melalui telepon lebih sulit daripada berhadapan langsung. Oleh karena itu, teknik menelepon yang baik sangat berpengaruh dalam menciptakan citra perusahaan yang positif Terutama bagi Operator, Receptionis, Sekretaris, Customer service officer, administrative profesional yang merupakan "pintu gerbang" penerima telepon.

Dengan begitu, penerima telepon harus bisa mengatur arus keluar masuknya tamu pimpinan. Dengan wewenangnya, harus bisa memanajemen dengan baik pertemuan klien dengan pimpinan . bahkan dengan wewenangnya juga, bisa menolak tamu yang dianggap tidak layak atau sebaiknya tidak bertemu dengan pimpinan

Sebuah perusahaan tentu tidak akan gegabah menempatkan karyawan pada posisi sebagai operator telepon di perusahaannya. Teknik menelepon yang baik sangat berpengaruh dalam menciptakan citra perusahaan yang positif. Bahkan tidak jarang, bisnis besar bisa hilang hanya karena staf perusahaan Anda tidak menerima telepon dengan baik. 

Untuk itu, keterampilan dan kemampuan menelepon yang baik perlu dimiliki oleh semua karyawan di sebuah perusahaan, terutama operator, receptionis, sekretaris dan customer service officer sebagai "pintu gerbang" penerima telepon. 

Segala bentuk tata cara, keterampilan menelepon yang baik hingga etiket yang benar, untuk menghindari keluhan dari tamu dan relasi perusahaan Anda, menjadi keharusan. Sebab, nama perusahaan Anda dipertaruhkan di situ sebagai salah satu bentuk pelayanan kepada relasi atau pun klien. 

Seorang penerima telepon, tidak hanya membutuhkan suara yang lembut, tetapi juga unsur kesopanan dan beretika saat menerima telepon yang 'memberatkan' sekalipun. Tidak salah, kalau dikatakan jabatan sebagai operator atau pun recepsionist adalah jabatan yang harus diduduki orang-orang terpilih nan profesional.

Sifat yang harus dimiliki penerima telepon dan penelpon
•Tata cara penanganan telepon yang baik dan benar
•Memiliki kepribadian dan etiket yang baik
•Dapat mengatur arus keluar dan masuknya tamu pimpinan
•Menciptakan citra perusahaan yang positif

Telepon Masuk

•Teknik mengangkat telepon

•Menyiapkan buku catatan

•Memberi salam kepada penelpon

•Membuka pembicaraan

•Menciptakan kesan yang baik

•Mencatat pesan

•Salam penutup

Telepon Keluar

•Sebelum menelpon

•Saat menelpon

•Mengakhiri pembicaraan

•Meletakan gagang telepon