tata cara menelepon

Langkah dan Teknik Menelepon

1.    Sebelum Menelepon

A.    Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi jangan mengangkat gagang telepon sebelum Anda benar-benar yakin nomor telepon yang dituju

B.    Sediakan buku catatan untuk mencatat hasil percakapan atau menulis pokok-pokok pembicaraan.

2.    Saat Menelepon

A.    Angkat gagang telepon, dengar nada pilih

B.    Tekan nomor telepon yang diinginkan atau yang dituju

C.   Sesuaikan nomor kode wilayah, lokal/interlokal/internasional. Untuk lokal langsung, nomor yang dituju, contoh:

D.   Apabila penelepon mendengar nada pilih, atau nada sibuk, tutup telepon beberapa saat. Kemudian, mengulangi kembali dengan menekan nomor yang dituju atau tekan tombol redial.

E.    Bila hubungan telah tersambung dan pihak yang dituju telah mengangkat gagang telepon, sebelum mengutarakan maksud dan tujuan, pastikan bahwa nomor yang dituju benar.

F.    Apabila sudah benar, sebutkan identitas Anda sebagai penelpon atau kantor penelepon, misalnya “Selamat pagi, kami dari PT Cipta Karya, dapatkah bicara dengan Bapak Joko?”

G.   Ucapkanlah dengan jelas dan singkat maksud dan tujuan penelepon.

H.   Catat semua jawaban yang diterima.

I.      Berikan selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup. Jika Anda menelepon ke suatu instansi yang di dalamnya menggunakan jasa operator atau sistem PMBX atau PABX, lakukanlah prosedur sebagai berikut.

3.    Mengakhiri Pembicaraan

Apabila Anda sudah yakin bahwa semua data telah diperoleh, berilah salam penutup dan ucapkan terima kasih, misalnya, “Terima kasih Ibu Fina, selamat pagi” atau “Terima kasih atas segala informasi Ibu Fina, selamat pagi.”

4.    Meletakkan Gagang Telepon

Apabila pembicaraan selesai, letakkanlah gagang telepon dengan baik dan perlahan, agar tidak mempunyai kesan marah.

jangan di copy yang ini!

 

Tata cara penanganan telepon masuk dan telepon keluar

Telepon

Telepon merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan suara (terutama pesan yang berbentuk percakapan). 

Komunikasi melalui telepon lebih sulit daripada berhadapan langsung. Oleh karena itu, teknik menelepon yang baik sangat berpengaruh dalam menciptakan citra perusahaan yang positif Terutama bagi Operator, Receptionis, Sekretaris, Customer service officer, administrative profesional yang merupakan "pintu gerbang" penerima telepon.

Dengan begitu, penerima telepon harus bisa mengatur arus keluar masuknya tamu pimpinan. Dengan wewenangnya, harus bisa memanajemen dengan baik pertemuan klien dengan pimpinan . bahkan dengan wewenangnya juga, bisa menolak tamu yang dianggap tidak layak atau sebaiknya tidak bertemu dengan pimpinan

Sebuah perusahaan tentu tidak akan gegabah menempatkan karyawan pada posisi sebagai operator telepon di perusahaannya. Teknik menelepon yang baik sangat berpengaruh dalam menciptakan citra perusahaan yang positif. Bahkan tidak jarang, bisnis besar bisa hilang hanya karena staf perusahaan Anda tidak menerima telepon dengan baik. 

Untuk itu, keterampilan dan kemampuan menelepon yang baik perlu dimiliki oleh semua karyawan di sebuah perusahaan, terutama operator, receptionis, sekretaris dan customer service officer sebagai "pintu gerbang" penerima telepon. 

Segala bentuk tata cara, keterampilan menelepon yang baik hingga etiket yang benar, untuk menghindari keluhan dari tamu dan relasi perusahaan Anda, menjadi keharusan. Sebab, nama perusahaan Anda dipertaruhkan di situ sebagai salah satu bentuk pelayanan kepada relasi atau pun klien. 

Seorang penerima telepon, tidak hanya membutuhkan suara yang lembut, tetapi juga unsur kesopanan dan beretika saat menerima telepon yang 'memberatkan' sekalipun. Tidak salah, kalau dikatakan jabatan sebagai operator atau pun recepsionist adalah jabatan yang harus diduduki orang-orang terpilih nan profesional.

Sifat yang harus dimiliki penerima telepon dan penelpon
•Tata cara penanganan telepon yang baik dan benar
•Memiliki kepribadian dan etiket yang baik
•Dapat mengatur arus keluar dan masuknya tamu pimpinan
•Menciptakan citra perusahaan yang positif

Telepon Masuk

•Teknik mengangkat telepon

•Menyiapkan buku catatan

•Memberi salam kepada penelpon

•Membuka pembicaraan

•Menciptakan kesan yang baik

•Mencatat pesan

•Salam penutup

Telepon Keluar

•Sebelum menelpon

•Saat menelpon

•Mengakhiri pembicaraan

•Meletakan gagang telepon

http://muara.dagdigdug.com/2009/09/15/laporan-karya-tulis-ilmiah-peranan-telepon-genggam-terhadap-kehidupan-remaja-seiring-dengan-perkembangan-teknologi-dan-komunikasi/

Telepon merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan suara (terutama pesan yang berbentuk percakapan). Kebanyakan telepon beroperasi dengan menggunakan transmisi sinyal listrik dalam jaringan telepon sehingga memungkinkan pengguna telepon untuk berkomunikasi dengan pengguna lainnya.

Informasi wisata di bali

Kisi kisi UKK Teori

TELEPON

PENANGANAN TELEPON

Komunikasi melalui telepon lebih sulit daripada berhadapan langsung. Oleh karena itu, teknik menelepon yang baik sangat berpengaruh dalam menciptakan citra perusahaan yang positif Terutama bagi Operator, Receptionis, Sekretaris, Customer service officer, administrative profesional yang merupakan "pintu gerbang" penerima telepon.

Beberapa hal yang sebaiknya dilakukan pada saat menangani telepon adalah sebagai berikut:

1. Angkat telepon dengan tangan kiri sehingga tangan kanan bisa mengambil catatan.

2. Jika anda kidal letakkan handset pada sisi kanan, sehingga dapat menelepon sambil membuat catatan di waktu yang sama.

3. Jangan menjepit gagang telefon dengan kepala & bahu, karena secara terus menerus akan berakibat buruk.

4. Bicaralah dengan jelas, kontrol volume & kecepatan suara agar lawan bicara dapat memahami maksud anda.

5. Eja kata asing / sulit, bila perlu.

6. Dengar dengan penuh perhatian, catat bila perlu.

7. Ulangi poin-poin penting dari informasi yang diberikan (terutama angka /nomor telepon).

8. Jika ada penelepon yang kasar, jangan melawan.

9. Jangan berbicara dengan sesuatu di dalam mulut.

10. Apabila ada kesalahpahaman, beri penekanan pada hal yang bersangkutan dengan tetap ramah.

MENANGANI TELEPON MASUK (INCOMING CALLS)

1. Jawab telepon pada dering yang kedua atau ketiga

2. Berikan salam kepada penelepon dengan tersenyum

3. Perkenalkan diri dengan nama perusahaan / bagian anda.

4. Hindari menjawab dengan mengatakan “halo”

5. Berdirilah, jika anda perlu energi lebih

MEMBUAT PANGGILAN TELEPON (OUTGOING CALLS)

1. Pastikan bahwa nomor telepon yang diinginkan benar

2. Catat terlebih dahulu pokok-pokok yang akan dibicarakan sehingga tidak ada hal yang tertinggal

3. Bila salah sambung, segeralah minta maaf

4. Bila berhasil berbicara dengan orang yang dimaksud, perkenalkan diri terlebih dahulu sebelum mengatakan maksud menelepon

5. Setelah selesai menelepon, letakkan gagang telepon dengan benar dan pastikan bahwa waktunya bersamaan (atau tunggu sampai pihak yang kita telepon meletakkan teleponnya lebih dahulu)

6. Saat meninggalkan pesan, gunakan voice mail sebagai alat menghemat waktu – katakan apa yang anda perlukan, bagaimana kapan waktu yang tepat untuk menghubungi anda.

8. Hormati waktu orang lain – kumpulkan dahulu informasi yang akan anda berikan sebelum anda menelepon kembali.

MENTRANSFER TELEPON

1. Jika mentransfer pastikan jika orang yang akan anda tuju dapat membantu penelepon.

2. Jangan mentransfer tanpa memberitahunya terlebih dahulu.

3. Lebih baik tawarkan dulu apakah anda boleh mentransfernya, dan katakan kepada siapa dia akan ditransfer.

MEMINTA MENUNGGU (HOLD)

Alasan untuk meminta menunggu:

1. Anda perlu berbicara kepada rekan lain tentang masalah yang dibicarakan

2. Anda perlu memeriksa informasi yang diperlukan oleh si penelepon

Beritahu si penelepon jika anda akan memintanya menunggu

Apabila agak lama harus menunggu, kembalilah paling tidak setiap 1 menit (lebih baik 30 detik) untuk memberitahu penelepon apa yang sedang terjadi.

Kalau terlalu lama sebaiknya katakan bahwa anda akan meneleponnya kembali

PESAN TELEPON

Beberapa informasi dalam lembar pesan telepon:

1. Identitas penelepon (nama, perusahaan/bagian, nomor telepon, email/fax jika perlu)

2. Identitas penerima

3. Tanggal & waktu penerimaan telepon

4. Catatan / masalah yang dibicarakan & tindakan yang diinginkan (janji temu, akan menelepon kembali, minta ditelepon).

Laporan Pengeluaran dan Pemasukan Kas Kecil